A Letter of Complaint

ПИСЬМО-ЖАЛОБА - A LETTER OF COMPLAINT

  Письмо к редактору   Писать к редактору   A Letter to the  Editor -- это эффективный способ  официально обратиться в  любой регулярный орган средств массовой информации, чтобы привлечь внимание к теме и заставить власти принять меры к решению проблемы. Письма к редактору публикуют на видном месте или в колонке редактора. Зачастую они становятся предметом широкой дискуссии        -----------------------------------------------------

Письмо - жалоба  (A Letter of Complaint) -- это формальный документ и его принято писать формальным стилем.  Классическое письмо--жалоба включает :

• Формальное приветствие

• Причину написания жалобы

• Доказательную базу

• Описание проблемы

• Предложение компенсации

• Формальное заключение. 

Чтобы вас услышали, обращайтесь по имени

Приветствие : Начните с формального приветствия, то есть с обращения к конкретному чиновнику. К примеру, 'Dear Mr. Thompthon' или 'Dear Madam Clinton'. Ваша жалоба будет эффективней, если вы обратитесь именно к тому чиновнику, в чьей компетенции реагировать на жалобы. Начиная письмо-жалобу с безличного обращения 'Dear Sir' или 'Dear Sir or Madam', следует помнить, что никому не адресованные жалобы, как правило, игнорируют.

Причины жалобы

Первый абзац : Сообщите причины написания письма-жалобы. Укажите название или марку товара, если вы жалуетесь на товар, и процитируйте, что вы прочли о товаре в рекламном буклете. Выскажите разочарование тем, что качество товара не соответствует описанию в буклете.

Examples : I am writing to complain about.. / I hope you will give this matter your prompt attention / The product was advertised as the fastest among the products of this type / It gave the impression that it would last a lifetime / I have washed it with the other clothes. It says on the label that it is machine washable / This track suit faded and shrank in the first wash. The brochure does not say I have to use a special programme in the machine / I am writing to complain about the shop assistant in your supermarket. When I asked her to refund, she was rude and impolite / Your shop assistant said it was my fault ; I had not read the instruction carefully. / Personally, I think that your sales manager shoud do something about these adverts for Chinese toys at Christmas. They are really dangerous for kids. Despite the poor quality of the toys, the adverts make kids want more and more dangerous toys / I am writing to complain about your advert that use women to get people buy your washing powder / That is just manipulating people!

Время, место, документ

Второй абзац : Укажите место приобретения товара, его стоимость, а также время его приобретения. Опишите перечень документов, которые вы прилагаете к жалобе -- чек на покупку, гарантия производителя, рекламный буклет с недостоверной информацией.

Examples : I bought the product from your dealer on the continent / I enclose copies of the guarantee and the receipt / I have got a receipt and the box it came in / I am afraid I can not take the refund as I have lost the box it came in. So I would prefer you to replace the product with another one

Проблемы с товаром

Третий абзац  : Опишите, что случилось с товаром и при каких обстоятельствах. Опишите также сопутствующие проблемы и последствия поломки.Описывать события следует в прошедшем времени.

Examples : The first time I switched it on, it stopped working / One leg turned out to be shorter than the other legs / When I took the coffee making machine back to the shop, the shop assistant said it was my fault and I hadn’t read the instruction carefully / I bought it last week. The first time I used it, it did not work properly. It made a funny noise, a sort of buzzing / Now it does not work at all and it was expensive, too / I have got a problem with the shirt. It is too tight around the collar and it is not big enough in the sleeves / Moreover, there are a couple of buttoms missing, too.

Компенсация 

Четвертый абзац : Еще раз подчеркните свою неудовлетворенность купленным товаром и предложите компенсацию – замену товара или возвращение суммы стоимости. Можно в вежливой форме уведомить о том, что в случае задержек с компенсацией, вы будете вынуждены жаловаться в дирекцию или главный офис.

Examples : In this situation I must express my extreme disappointment with your product / I would like you to refund my money / I may expect compensation in the form of a new machine / I must insist that you refund the cost of the bill / Unless you refund my money, I will take legal action / I paid by credid card and I prefer either get another CD players or refund my money.

Готовность к диалогу

Заключение : Несмотря на причины, побудившие вас жаловаться, заключительная часть жалобы должна быть вежливой и доброжелательной. Лучше всего подойдет официальная и приветливая фраза 'I look forward to hearing from you soon' или 'I am looking forward to hearing from you as soon as possible'. Она содержит в себе готовность к диалогу и сохраняет ваше реноме.

                             Пример письма - жалобы : A Letter of Complaint

                                                   Жалоба о поломанной кофеварке

Dear Mr. Brown,

I am writing to complain about the product called 'Amazing Coffee Making Machine'; it was made in one of your factories in China. Before I came to purchase the machine, I first read the brochure. In the brochure, the machine is advertised as 'the fastest and most amazing machine of this kind in the world'. Unfortunately, I cannot agree.

I bought the machine on September 29th this year in a local supermarket as a present for my grandmother and I paid $119,99. I enclose copies of the receipt and two--year guarantee from the manufacturer

The problem with the machine started after I had brought it home.As soon as  I took it out of the box, I saw ugly black marks on the surface. At first I tried to remove the sports from the surface, but then I found out they could not be removed at all. Moreover,  one of the machine’s legs turned out to be shorter than the other three. With the marks and a shorter leg, the machine certainly did not look very attractive.Another and, perhaps, more alarming problem was that the machine broke down immediately after I had switched it on. Now it only works for a short time and  it  is extremely slow. It also chooses wrong programmes. As a result, it cannot be used for making coffee.

In this situation I must express my extreme disappointment with your product. I am going to return it as soon as possible. I also hope I may expect compensation in form of a new machine.

I look forward to hearing from you at your earliest convenience.

Yours sincerely,

A.N. Jeffrys (Mr.)